Tietosuojaseloste
Johdanto
Sweco Finland Oy ja Sweco PM Oy (”Sweco”, ”me”, ”meidän”, ”meille” jne.) käsittelevät henkilötietojasi, kun asioit kanssamme eri yhteyksissä. Tässä tietosuojaselosteessa kuvatun käsittelyn rekisterinpitäjä on se Sweco-konsernin yksikkö, joka on toimittanut sinulle tämän tietosuojaselosteen.
Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja suojaamme käsittelemiämme sinua koskevia henkilötietoja. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR)[1] ja muun soveltuvan henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Viimeisimmän version päivämäärä löytyy selosteen lopusta. Jos selosteeseen tehdään olennaisia muutoksia, ilmoitamme siitä tällä verkkosivulla ennen muutoksen voimaantuloa.
Termiä ”käsittely” käytetään tässä tietosuojaselosteessa kattamaan kaikki henkilötietoihisi liittyvät toimet, mukaan lukien esimerkiksi henkilötietojen kerääminen, käsittely, tallentaminen, jakaminen, käyttö, siirto ja hävittäminen. Termillä ”henkilötiedot” tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja.
Voit lukea tämän selosteen (i) verkkosivuston vierailijana, (ii) toimittajan edustajana tai työntekijänä, (iii) rakennustyömaalla työskentelevänä henkilönä, (iv) asiakkaan tai loppukäyttäjän edustajana tai työntekijänä, (v) työnhakijana, (vi) mahdollisena asiakaskontaktina, tai (vii) valtion, viranomaisen tai kansainvälisen järjestön virkamiehenä tai työntekijänä. Olennaisten tietojen löytämiseksi seloste on jaettu osioihin, joista saat tietoa kutakin roolia koskevasta henkilötietojen käsittelystä.
[1] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).
Verkkosivuston kävijät
Verkkosivuston kävijät
2.1 Miten keräämme henkilötietojasi?
Kun vierailet verkkosivuillamme, käynnistäsi tallentuu tietoa, jotka olet joko antanut itse tai joita sinä tai käyttämäsi laite luovat käynnin aikana.
2.2 Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset
2.2.1 Verkkosivuston ylläpito, suojaus ja kehittäminen
Kun selaat verkkosivujamme, käsittelemme IP-osoitettasi ja selaimesi käyttäjäagentin merkkijonoa mahdollisen roskapostin tunnistamiseksi. Lisäksi henkilötietojasi voidaan käsitellä tämän verkkosivuston hallinnoimiseksi ja parantamiseksi sekä sisäisiä rekistereitämme ja tilastollista analyysiä varten. Parannamme sivuston käyttökokemusta Microsoft Clarityn avulla nähdäksemme, miten käytät sivustoamme. Lisätietoja evästeistämme ja niiden seurannasta verkkosivustoillamme voit lukea täältä tai kohdasta Suostumusvaihtoehtojen hallinta.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · IP-osoite
· Selaimen käyttäjäagenttimerkkijono (UA)
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen varmistaaksemme, että verkkosivustoamme ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti ja suojataan haitallisilta hyökkäyksiltä.
Suostumus. Henkilötietoja, jotka kerätään muun perusteen kuin oikeutetun etumme nojalla, kerätään vain suostumuksellasi.
|
2.2.2 Yhteydenpito ja kysymyksiin tai palautteeseen vastaaminen
Kun tarjoamme sinulle mahdollisuuden pitää meihin yhteyttä esittämällä kysymyksiä tai antamalla palautetta palveluistamme ja liiketoiminnastamme, käsittelemme henkilötietojasi lähettäessäsi kysymyksen, kommentin, palautteen tai muun viestin. Käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpidon mahdollistaminen kanssasi. Chat-keskustelut tallennetaan laadunvalvontaa varten.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Nimi
· Sähköpostiosoite · Osoite (jos tarvitaan yhteydenpitoon) · Puhelinnumero (jos olet antanut sen) · Kaikki viestiisi sisällyttämäsi tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme pitää yhteyttä verkkosivustomme kävijöihin esimerkiksi liiketoimintamme kehittämiseksi. |
2.2.3 Kanteiden vireillepano ja ajaminen sekä oikeusvaateilta puolustautuminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai oikeusvaateilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai kanteilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä. |
2.2.4 Uutiskirjeet
Jos tilaat uutiskirjeemme, käsittelemme sähköpostiosoitettasi lähettääksemme sinulle uutiskirjeitä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme toimittaa sinulle pyydettyjä uutiskirjeitä ja markkinoida liiketoimintaamme. |
2.3 Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?
2.3.1 Yleistä
Henkilötietojasi voivat käsitellä myös muut tahot, jos se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten saavuttamiseksi. Näissä tilanteissa jaamme henkilötietojasi vain luotettujen toimijoiden kanssa ja ainoastaan tarvittavassa laajuudessa.
2.3.2 Puolestamme toimivat henkilötietojen käsittelijät
Jotta voimme täyttää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja harjoittaa liiketoimintaamme, siirrämme henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten käyttämillemme palveluntarjoajille sekä muille kumppaneille. Nämä henkilötietojen käsittelijöinä toimivat kumppanit voivat käsitellä henkilötietoja vain ohjeidemme mukaisesti ja määrittämiimme tarkoituksiin. Sweco toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyssä, jota kolmannet osapuolet suorittavat sen puolesta. Suorittamiemme käsittelytoimien tarkoitukset on kuvattu kohdassa 2.2.
2.3.3 Vastaanottajat, jotka toimivat rekisterinpitäjinä
Alla olevassa taulukossa mainitut vastaanottajaryhmät käsittelevät luovutettavia henkilötietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä, jolloin vastaanottajat määrittävät käsittelyn tarkoitukset ja keinot ilman osallistumistamme.
| Vastaanottajat | Tarkoitus | Oikeudellinen peruste |
| · Tuomioistuimet ja välimiesoikeudet
· Viranomaiset · Ulkopuoliset neuvonantajat · Vastapuolet
|
Kanteiden vireillepano ja ajaminen tai niiltä puolustautuminen, katso kohta 2.2.3. | Toteuttaaksemme oikeutetun etumme käsitellä kanteita ja puolustautua niiltä esim. riita-asioissa. |
2.4 Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin se on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten. Kun esimerkiksi käsittelemme henkilötietojasi verkkosivuston ylläpitoa varten, anonymisoimme tietosi niin pian kuin on kohtuullisin toimin mahdollista ja käytämme anonymisoituja tietoja verkkosivuston kehittämiseen. Yhteydenpidossa kanssasi käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin se on yhteydenoton aiheen kannalta tarpeen.
Chat-keskusteluita säilytämme kolme kuukautta keskustelun käymisestä lukien.
Uutiskirjeiden lähettämiseksi kerättyjä tietoja käsitellään niin kauan kuin se on uutiskirjeiden toimittamiseksi tarpeellista tai kunnes peruutat uutiskirjeen tilauksen.
Toimittajien (mukaan lukien asiamiehet, alihankkijat, jälleenmyyjät, palveluntarjoajat, konsultit ja muut vastapuolet) edustaja tai työntekijä
Toimittajien (mukaan lukien asiamiehet, alihankkijat, jälleenmyyjät, palveluntarjoajat, konsultit ja muut vastapuolet) edustaja tai työntekijä
3.1 Miten keräämme henkilötietojasi?
Keräämme käsittelemämme henkilötiedot joko sinulta tai edustamaltasi toimittajalta solmimamme liikesuhteen puitteissa.
3.2 Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset
3.2.1 Toimittajasuhteen hallinnointi
Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme toimittajasuhteitamme sekä toteuttaaksemme yhteistyötä ja päivittäistä toimintaa, joka liittyy esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden tilauksiin.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Henkilöllisyystiedot · Asemasi yhtiössä |
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme hallinnoida toimittajasuhteitamme ja helpottaa esimerkiksi päivittäistä yhteydenpitoa. |
3.2.2 Yhteydenpito
Käsittelemme henkilötietojasi pitäessämme yhteyttä edustamaasi liikekumppaniin. Käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpidon mahdollistaminen kanssasi toimittajasuhteeseen liittyvissä asioissa.
Soittaessasi puhelinvaihteeseemme tallennamme puhelun asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi. Puhelun tallentamisesta informoidaan erikseen jokaisen puhelun alussa.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Henkilöllisyystiedot · Kaikki tiedot, jotka sisältyvät yhteydenpitoomme kanssasi
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme pitää yhteyttä toimittajiimme liikesuhteemme puitteissa. |
3.2.3 Alihankkijaverkoston ylläpito
Käsittelemme henkilötietojasi liittyessäsi alihankkijaverkostoomme, jota ylläpidämme tulevia hankkeita koskevien osaajatarpeiden täyttämiseksi sekä ollaksemme yhteydessä projekteihin sopiviin henkilöihin.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Henkilöllisyystiedot
· Yhteystiedot · Edustamasi yhtiön nimi ja y-tunnus · Osaamistiedot · Muut lomakkeella toimittamasi tiedot |
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen toteuttaaksemme oikeutetun etumme ylläpitää alihankkijaverkostoa. |
3.2.4 Asiakkaan tuntemisvelvollisuus ja muut taustaselvitykset
Kun toimittaja aloittaa liikesuhteen Swecon kanssa, voimme käsitellä toimittajan johtoasemassa olevien henkilöiden henkilötietoja asiakkaan tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi tai muiden taustaselvitysten toteuttamiseksi. Tällaiset tarkastukset ovat osa vakiomenettelyjämme solmiessamme uusia toimittajasuhteita.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Henkilöllisyystiedot
· Yhteystiedot · Kopio henkilöllisyystodistuksesta · Taloudelliset tiedot, esimerkiksi taustaselvityksistä saadut tiedot
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme noudattaa eettistä toimintaohjeistustamme. |
3.2.5 Pakoteseulonta
Sweco voi ennen liikesuhteen aloittamista suorittaa pakoteseulontoja varmistaakseen, ettei Sweco ryhdy liikesuhteeseen minkään EU:n tai YK:n pakotteiden alaisen tahon kanssa.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Henkilöllisyystiedot
· Yhteystiedot · Pakoteseulonnasta mahdollisesti saatavat tiedot, jotka voivat sisältää rikosrekisteritietoja.
|
Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.
Rikosrekisteritietojen käsittely perustuu tällaisessa tapauksessa lakisääteiseen velvoitteeseemme käsitellä tällaisia tietoja.
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme noudattaa eettistä toimintaohjeistustamme. |
3.2.6 Kanteiden vireillepano ja ajaminen sekä oikeusvaateilta puolustautuminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai oikeusvaateilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai kanteilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä. |
3.2.7 Tietojen jakaminen viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa sekä sisäisten tutkimusten suorittaminen epäillyissä lainrikkomuksissa
Voimme käsitellä henkilötietojasi tehdäksemme tarjouksia tai osallistuaksemme hankkeisiin, joissa on mukana viranomaisia ja/tai kansainvälisiä järjestöjä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tehdäksemme yhteistyötä viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa rikollisen toiminnan, sopimusrikkomusten ja muiden rikkomusten estämiseksi ja torjumiseksi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi tietoja voi olla tarpeen siirtää viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen suorittamia lainmukaisia tutkimuksia ja oikeudenkäyntimenettelyitä varten. Tällaiset siirrot ovat poikkeuksellisia ja siirrettävät tiedot rajoitetaan siihen, mikä on tarpeen asianomaisen tutkinnan tai menettelyn toteuttamiseksi. Lisäksi voimme käsitellä tietojasi sisäisten tutkimusten suorittamiseksi epäiltäessä sovellettavien lakien rikkomista.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen voidaksemme tehdä tarjouksia tai osallistua hankkeisiin sekä täyttää lakisääteiset velvoitteemme (mukaan lukien sopimusvelvoitteet) ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa sekä toimittaa niille lainmukaisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
Käsittely on tarpeen myös toteuttaaksemme oikeutetun etumme suorittaa sisäisiä tutkimuksia epäillyissä rikkomustapauksessa varmistaaksemme, että noudatamme sovellettavia lakeja.
|
3.3. Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?
3.3.1 Yleistä
Henkilötietojasi voivat käsitellä myös muut tahot, jos se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten saavuttamiseksi. Näissä tilanteissa jaamme henkilötietoja vain luotettujen toimijoiden kanssa ja ainoastaan tarvittavassa laajuudessa.
3.3.2. Puolestamme toimivat henkilötietojen käsittelijät
Jotta voimme täyttää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja harjoittaa liiketoimintaamme, siirrämme henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten käyttämillemme palveluntarjoajille sekä muille kumppaneille. Nämä henkilötietojen käsittelijöinä toimivat kumppanit voivat käsitellä henkilötietoja vain ohjeidemme mukaisesti ja määrittämiimme tarkoituksiin. Sweco toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyssä, jota kolmannet osapuolet suorittavat sen puolesta. Suorittamiemme käsittelytoimien tarkoitukset on kuvattu kohdassa 3.2.
3.3.3 Vastaanottajat, jotka toimivat rekisterinpitäjinä
Alla olevassa taulukossa mainitut vastaanottajaryhmät käsittelevät luovutettavia henkilötietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä, jolloin vastaanottajat määrittävät käsittelyn tarkoitukset ja keinot ilman osallistumistamme.
| Vastaanottajat | Tarkoitus | Oikeudellinen peruste |
| · Tuomioistuimet ja välimiesoikeudet
· Viranomaiset · Ulkopuoliset neuvonantajat · Vastapuolet · Kansainväliset järjestöt
|
Kanteiden vireillepano ja ajaminen tai niiltä puolustautuminen (katso kohta 3.2.2), varmistaaksemme lain ja sopimusvelvoitteidemme noudattamisen. | Toteuttaaksemme oikeutetun etumme käsitellä kanteita ja puolustautua niiltä esim. riita-asioissa.
Toteuttaaksemme oikeutetun etumme täyttää sopimusvelvoitteemme tekemiemme sopimusten mukaisesti ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa ja toimittaa niille lainmukaisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
|
| · Asiakkaat | Asiakassuhteen hoitaminen, katso kohta 5.2.1. | Täyttääksemme oikeutetun etumme hoitaa asiakassuhdetta, esim. voidaksemme pitää yhteyttä asiakkaaseen ja tarjota palveluitamme. |
| · Kansainväliset järjestöt | Jotta kansainvälinen järjestö voi suorittaa tutkimuksensa tai menettelynsä ja täyttää lakisääteiset ja kansainvälisoikeudelliset velvoitteensa. | Täyttääksemme kolmannen osapuolen (kansainvälisen järjestön) oikeutetun edun tutkinnan tai menettelyn toteuttamiseksi ja sen tavoitteiden saavuttamiseksi sekä sen lakisääteisten ja kansainvälisoikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. |
3.4 Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojasi käsitellään vain niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten, yleensä niin kauan kuin olet toimittajamme edustaja tai niin kauan kuin meillä on jatkuva liikesuhde edustamasi yrityksen kanssa.
Puhelinvaihteen puhelutallenteita säilytämme kolme kuukautta yhteydenotosta lukien.
Alihankkijaverkoston tietoja säilytämme enintään kaksi vuotta verkostoon liittymisestä.
Kun teemme asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen liittyviä selvityksiä ja muita taustaselvityksiä, poistamme kaikki henkilötiedot mahdollisimman pian sen jälkeen, kun olemme arvioineet selvityksen tuloksen.
Pakoteseulontojen tai muiden lakisääteisten velvoitteiden osalta käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin siihen on lakisääteinen velvoite.
Rakennustyömaalla työskentelevät henkilöt
Rakennustyömaalla työskentelevät henkilöt
4.1 Miten keräämme henkilötietojasi?
Keräämme käsittelemämme tarpeelliset henkilötiedot joko sinulta tai työnantajayhteisöltäsi sellaisten työmaahankkeiden yhteydessä, joissa Sweco toimii päätoteuttajana.
4.2 Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset
4.2.1 Yhteistyön hallinnointi
Käsittelemme henkilötietojasi hankinta- tai urakkasopimuksen tai muun vastaavan sopimuksen täyttämiseen sekä niihin liittyviin yhteistyön koordinointiin ja yhteydenpitoon. Lisäksi henkilötietojasi voidaan käsitellä työmaahankkeisiin liittyvän perehdytyksen yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Henkilöllisyystiedot · Asemasi yhtiössä · Valokuva · Pätevyydet, kuten työturvallisuuskortti · Kaikki tiedot, jotka sisältyvät yhteydenpitoomme kanssasi
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme hallinnoida työmaahankkeisiin liittyvää yhteistyötä, vastata tarvittavasta perehdytyksestä sekä helpottaa hankkeisiin liittyvää päivittäistä yhteydenpitoa.
Lakisääteinen velvoite. Käsittely voi olla tarpeen välttämättömien asioiden tiedottamiseksi yhteisellä työpaikalla.
|
4.2.2 Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
Käsittelemme urakoitsijoiden sekä työmailla työskentelevien henkilöiden henkilötietoja täyttääksemme tilaajavastuu- ja työturvallisuuslain, lähetyistä työntekijöistä annetun lain, verotusmenettelylain sekä muun näihin liittyvän lainsäädännön asettamat velvoitteet. Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat kaikki tai osa alla esitetyistä tilanteesta riippuen.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Henkilöllisyystiedot
· Yhteystiedot · Veronumero · Syntymäaika · Kansallisuus · Kopio henkilöllisyystodistuksesta · Työnteko-oikeutta koskevat tiedot ja kopiot niitä koskevista asiakirjoista · Tilaajavastuulain ja lähetetyistä työntekijöistä annetun lain edellyttämät tiedot ja/tai asiakirjat · Todistus pakolaisasemasta Suomessa · Luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelvistä henkilöistä työturvallisuuslain mukaisine tietoineen · Lähetettyjä työntekijöitä koskeva luettelo, jossa lähetetyistä työntekijöistä annetun lain mukaiset tiedot kutakin lähetettyä työntekijää koskevat tiedot ja kunkin lähettävän yrityksen edustajaa ja vastuuhenkilöitä koskevat tiedot |
Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. |
4.2.3 Työtyöturvallisuuden seuranta sekä kulunvalvonta työmaalla
Käsittelemme työmailla työskentelevien henkilöiden henkilötietoja kulunvalvonnan ja työmaan valvonnan yhteydessä sekä työturvallisuusvelvoitteiden noudattamiseksi.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kuluntalvontatiedot, kuten järjestelmälokit ja kellonajat liikkumisesta työmaalle ja pois
· Työmaan valvonnan yhteydessä kerättävät tiedot, kuten valokuva- ja videokuvamateriaali · Työturvallisuusvelvoitteiden täyttämisen ja seurannan yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot, kuten nimi ja pätevyyttä koskevat tiedot |
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta tiedämme, keitä henkilöitä työmaalla on kunakin päivinä paikalla sekä voidaksemme valvoa työmaata asiattomien henkilöiden liikkumisen estämiseksi ja mahdollisten epäiltyjen rikostilanteiden selvittämiseksi.
Lakisääteinen velvoite. Henkilötietoja on tarpeen käsitellä työturvallisuusvelvoitteiden noudattamiseksi, esimerkiksi erilaisiin tarkastuksiin, kokouksiin, palavereihin, suunnitelmiin ja vastaaviin liittyen sekä niitä koskevien pöytäkirjojen ja vastaavien laadintaan. |
4.2.4 Kanteiden vireillepano ja ajaminen sekä oikeusvaateilta puolustautuminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai oikeusvaateilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai kanteilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä. |
4.2.5 Tietojen jakaminen viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa sekä sisäisten tutkimusten suorittaminen epäillyissä lainrikkomuksissa
Voimme käsitellä tietojasi tehdäksemme tarjouksia tai osallistuaksemme hankkeisiin, joissa on mukana viranomaisia ja/tai kansainvälisiä järjestöjä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tehdäksemme yhteistyötä viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa rikollisen toiminnan, sopimusrikkomusten ja muiden rikkomusten estämiseksi ja torjumiseksi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi tietoja voi olla tarpeen siirtää viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen suorittamia lainmukaisia tutkimuksia ja oikeudenkäyntimenettelyitä varten. Tällaiset siirrot ovat poikkeuksellisia ja siirrettävät tiedot rajoitetaan siihen, mikä on tarpeen asianomaisen tutkinnan tai menettelyn toteuttamiseksi. Lisäksi voimme käsitellä tietojasi sisäisten tutkimusten suorittamiseksi epäiltäessä sovellettavien lakien rikkomista.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen voidaksemme tehdä tarjouksia tai osallistua hankkeisiin sekä täyttää lakisääteiset velvoitteemme (mukaan lukien sopimusvelvoitteet) ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa ja toimittaa niille lainmukaisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
Käsittely on tarpeen myös toteuttaaksemme oikeutetun etumme suorittaa sisäisiä tutkimuksia epäillyissä rikkomustapauksessa varmistaaksemme, että noudatamme sovellettavia lakeja.
|
4.3 Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?
Henkilötietojasi voivat käsitellä myös muut tahot, jos se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten saavuttamiseksi. Näissä tilanteissa jaamme henkilötietoja vain luotettujen toimijoiden kanssa ja ainoastaan tarvittavassa laajuudessa.
4.3.1 Puolestamme toimivat henkilötietojen käsittelijät
Jotta voimme täyttää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja harjoittaa liiketoimintaamme, tietojasi voidaan siirtää kolmansille osapuolille, kuten käyttämillemme palveluntarjoajille sekä muille kumppaneille. Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat kumppanit voivat käsitellä tietoja vain antamiemme ohjeiden mukaisesti ja määrittämiimme tarkoituksiin. Sweco toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyssä, jota kolmannet osapuolet suorittavat sen puolesta. Suorittamiemme käsittelytoimien tarkoitukset on kuvattu kohdassa 4.2.
4.3.2 Vastaanottajat, jotka toimivat rekisterinpitäjinä
Alla olevassa taulukossa mainitut vastaanottajaryhmät käsittelevät luovutettavia henkilötietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä, jolloin vastaanottajat määrittävät käsittelyn tarkoitukset ja keinot ilman osallistumistamme.
| Vastaanottajat | Tarkoitus | Oikeudellinen peruste |
| · Tuomioistuimet ja välimiesoikeudet
· Viranomaiset · Ulkopuoliset neuvonantajat · Vastapuolet |
Kanteiden vireillepano ja ajaminen tai niiltä puolustautuminen (katso kohta 4.2.4), varmistaaksemme lain ja sopimusvelvoitteidemme noudattamisen. | Toteuttaaksemme oikeutetun etumme käsitellä kanteita ja puolustautua niiltä esim. riita-asioissa.
Toteuttaaksemme oikeutetun etumme täyttää sopimusvelvoitteemme tekemiemme sopimusten mukaisesti ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten kanssa ja toimittaa niille lainmukaisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
|
| · Rakennuskohteen muut urakoitsijat, toimittajat, konsultit tai muut osapuolet | Rakennustyön tai hankkeen koordinointi sekä yhteydenpidon sujuvoittaminen (katso kohta 4.2.1). | Täyttääksemme oikeutetun etumme hallinnoida yhteistyötä sekä sujuvoittaa yhteydenpitoa meneillään olevan hankkeen tai rakennustyön yhteydessä. |
4.4 Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojasi käsitellään vain niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten, yleensä rakennustyön tai hankkeen keston ajan sekä rajallisen ajan niiden jälkeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.
Työturvallisuutta ja verotusta koskevien velvoitteiden täyttämiseksi kerättyjä tietoja säilytämme hankkeen ajan sekä sen jälkeen sopimukseen tai lakiin perustuvien takuu- ja vastuuaikojen ja lainsäädännön edellyttämän ajan.
Asiakkaan tai loppukäyttäjän edustaja tai työntekijä
Asiakkaan tai loppukäyttäjän edustaja tai työntekijä
5.1 Miten keräämme henkilötietojasi?
Keräämme käsittelemämme henkilötiedot joko sinulta tai edustamaltasi asiakkaalta tai loppukäyttäjältä solmimamme liikesuhteen puitteissa.
5.2 Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset
5.2.1 Asiakassuhteen hoitaminen
Henkilötietojasi käsitellään, koska käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täyttämiseksi, jossa edustamasi yritys on osapuolena. Henkilötietojasi käsitellään tai saatetaan käsitellä myös, koska meillä on oikeutettu etu tehdä sopimus edustamasi yrityksen kanssa, täyttää tällainen sopimus, hoitaa asiakassuhteitamme ja toteuttaa päivittäistä yhteistyötä, jotka ovat tarpeen tuotteidemme ja palveluidemme tarjoamiseksi.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Henkilöllisyystiedot
|
Sopimuksen täyttäminen: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai täyttämiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme toteuttaa ja täyttää rekisteröidyn edustaman yrityksen kanssa tekemämme sopimuksen, hoitaa asiakassuhteitamme ja helpottaa esimerkiksi päivittäistä yhteydenpitoa. |
5.2.2 Tukipalvelujen tarjoaminen
Käsittelemme asiakkaitamme edustavien yhteyshenkilöiden yhteystietoja, jos he ottavat meihin yhteyttä asiakastukea varten. Henkilötietojasi käsitellään, koska meillä on oikeutettu etu tarjota tukea asiakkaillemme ja mahdollistaa palveluidemme käyttö.
Puhelinvaihteen puhelutallenteita säilytämme kolme kuukautta yhteydenotosta lukien.
Alihankkijaverkoston tietoja säilytämme enintään kaksi vuotta verkostoon liittymisestä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Henkilöllisyystiedot
|
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme tarjota tukipalveluita asiakkaillemme. |
5.2.3 Digitaaliset palvelut
Kun käytät digitaalisia palveluitamme, käsittelemme IP-osoitettasi ja selaimesi käyttäjäagenttimerkkijonoa mahdollistaaksemme digitaalisten palveluiden asianmukaisen toiminnan ja helpottaaksemme roskapostin tunnistamista. Voimme myös käsitellä henkilötietojasi tunnistaaksemme digitaalisten palveluidemme valtuutetut käyttäjät asiakassopimustemme perusteella. Lisäksi henkilötietojasi voidaan käsitellä digitaalisten palveluidemme hallinnoimiseksi ja parantamiseksi sekä sisäisiä rekistereitämme ja tilastollista analyysiä varten. Lisätietoja evästeiden ja seurannan käytöstä digitaalisissa palveluissamme löydät evästeselosteestamme.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Henkilöllisyystiedot · IP-osoite · Selaimen käyttäjäagentin merkkijono (UA)
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme mahdollistaa digitaalisten palveluiden asianmukaisen toiminnan sekä varmistaa, että digitaalisia palveluitamme ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti ja suojataan haitallisilta hyökkäyksiltä. Lisäksi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme pystyä todentamaan valtuutetut käyttäjät sopimusten hallintaan liittyvistä syistä, turvata lailliset oikeutemme ja estää mahdolliset väärinkäytökset.
Suostumus. Henkilötietoja, jotka kerätään muihin tarkoituksiin kuin oikeutetun etumme nojalla, kerätään vain suostumuksellasi.
|
Jos digitaaliset palvelumme sisältävät linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoihin tai palveluihin, Sweco ei vastaa tällaisten verkkosivustojen tai palveluiden tietosuojakäytännöistä tai sisällöstä.
5.2.4 Pakoteseulonta
Sweco voi ennen liikesuhteen aloittamista suorittaa pakoteseulontoja varmistaakseen, ettei Sweco ryhdy liikesuhteeseen minkään EU:n tai YK:n pakotteiden alaisen tahon kanssa.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Henkilöllisyystiedot
· Yhteystiedot · Pakoteseulonnasta mahdollisesti saatavat tiedot, jotka voivat sisältää rikosrekisteritietoja.
|
Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.
Rikosrekisteritietojen käsittely perustuu tällaisessa tapauksessa lakisääteiseen velvoitteeseemme käsitellä tällaisia tietoja.
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme noudattaa käytännesääntöjämme. |
5.2.5 Kanteiden vireillepano ja ajaminen sekä oikeusvaateilta puolustautuminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai oikeusvaateilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai kanteilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä. |
5.2.6 Tietojen jakaminen viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa sekä sisäisten tutkimusten suorittaminen epäillyissä lainrikkomuksissa
Voimme käsitellä tietojasi tehdäksemme tarjouksia tai osallistuaksemme hankkeisiin, joissa on mukana viranomaisia ja/tai kansainvälisiä järjestöjä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tehdäksemme yhteistyötä viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa rikollisen toiminnan, sopimusrikkomusten ja muiden rikkomusten estämiseksi ja torjumiseksi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi tietoja voi olla tarpeen siirtää viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen suorittamia lainmukaisia tutkimuksia ja oikeudenkäyntimenettelyitä varten. Tällaiset siirrot ovat poikkeuksellisia ja siirrettävät tiedot rajoitetaan siihen, mikä on tarpeen asianomaisen tutkinnan tai menettelyn toteuttamiseksi. Lisäksi voimme käsitellä tietojasi sisäisten tutkimusten suorittamiseksi epäiltäessä sovellettavien lakien rikkomista.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot sekä kaikki tiedot, jotka sisältyvät yhteydenpitoomme kanssasi.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme tehdä tarjouksia tai osallistua hankkeisiin sekä täyttää lakisääteiset velvoitteemme (mukaan lukien sopimusvelvoitteet) ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa ja toimittaa niille lainmukaisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
Käsittely on tarpeen myös toteuttaaksemme oikeutetun etumme suorittaa sisäisiä tutkimuksia epäillyissä rikkomustapauksessa varmistaaksemme, että noudatamme sovellettavia lakeja.
|
5.3 Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?
5.3.1 Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietojasi voivat käsitellä myös muut tahot, jos se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten saavuttamiseksi. Näissä tilanteissa jaamme henkilötietoja vain luotettujen toimijoiden kanssa ja ainoastaan tarvittavassa laajuudessa.
5.3.2 Puolestamme toimivat henkilötietojen käsittelijät
Jotta voimme täyttää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja harjoittaa liiketoimintaamme, siirrämme henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten käyttämillemme palveluntarjoajille sekä muille kumppaneille. Nämä henkilötietojen käsittelijöinä toimivat kumppanit voivat käsitellä henkilötietoja vain ohjeidemme mukaisesti ja määrittämiimme tarkoituksiin. Sweco toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyssä, jota kolmannet osapuolet suorittavat sen puolesta. Suorittamiemme käsittelytoimien tarkoitukset on kuvattu kohdassa 5.2.
5.3.3 Vastaanottajat, jotka toimivat rekisterinpitäjinä
Alla olevassa taulukossa mainitut vastaanottajaryhmät käsittelevät luovutettavia henkilötietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä, jolloin vastaanottajat määrittävät käsittelyn tarkoitukset ja keinot ilman osallistumistamme.
| Vastaanottajat | Tarkoitus | Oikeudellinen peruste |
| · Tuomioistuimet ja välimiesoikeudet
· Viranomaiset · Ulkopuoliset neuvonantajat · Vastapuolet · Kansainväliset järjestöt
|
Kanteiden vireillepano ja ajaminen tai niiltä puolustautuminen (katso kohta 5.2.5), varmistaaksemme lain ja sopimusvelvoitteidemme noudattamisen. | Toteuttaaksemme oikeutetun etumme käsitellä kanteita ja puolustautua niiltä esim. riita-asioissa.
Toteuttaaksemme oikeutetun etumme täyttää sopimusvelvoitteemme tekemiemme sopimusten mukaisesti ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa ja toimittaa niille laillisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
|
| · Kansainväliset järjestöt | Jotta kansainvälinen järjestö voi suorittaa tutkimuksensa tai menettelynsä ja täyttää lakisääteiset tai kansainvälisoikeudelliset velvoitteensa. | Täyttääksemme kolmannen osapuolen (kansainvälisen järjestön) oikeutetun edun tutkinnan tai menettelyn toteuttamiseksi ja sen tavoitteiden saavuttamiseksi sekä sen lakisääteisten tai kansainvälisoikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. |
5.4 Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten, yleensä niin kauan kuin olet asiakkaamme tai loppukäyttäjämme edustaja tai niin kauan kuin meillä on jatkuva liikesuhde edustamasi yrityksen kanssa.
Puhelinvaihteen puhelutallenteita säilytämme kolme kuukautta yhteydenotosta lukien.
Pakoteseulontojen tai muiden lakisääteisten velvoitteiden osalta käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin siihen on lakisääteinen velvoite.
Rekrytointi
Rekrytointi
6.1 Miten keräämme henkilötietojasi?
Keräämme henkilötietojasi
- sinulta itseltäsi, kun toimitat ne (esim. ansioluettelon ja saatekirjeen) meille hakiessasi avoinna olevaa tehtävää
- ulkoisilta rekrytointikumppaneilta, jotka ovat osallistuneet rekrytointiprosessiin ja antaneet meille tietoja sinusta
- nimeämiltäsi suosittelijoilta, joiden kontaktointiin olet antanut suostumuksesi.
6.2 Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset
6.2.1 Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme rekrytointiprosessia sekä hoitaaksemme siihen liittyviä tehtäviä, joihin kuuluvat esimerkiksi henkilötietojesi kerääminen, ansioluetteloiden ja saatekirjeiden tarkistaminen, haastattelujen suorittaminen, työnhakijan arvioiminen sekä yhteydenpito kanssasi rekrytointiprosessin aikana.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Nimi- ja yhteystiedot
· Ansioluettelon ja saatekirjeen sisältämät tiedot · Suositukset · Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot · Sisäiset muistiinpanot, jotka liittyvät työnhakijan arviointiin
|
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen voidaksemme toteuttaa rekrytointiin liittyvän oikeutetun etumme varmistaa rekrytoinnin onnistuminen ja sopivien hakijoiden palkkaaminen sekä hallinnoidaksemme rekrytointiprosessia.
|
6.2.2 Työnhakijoiden arviointi
Rekrytoinnin yhteydessä arvioimme työnhakijan soveltuvuutta avoinna olevaan työtehtävään. Arviointiin voi sisältyä myös yhteistyökumppanin suorittama soveltuvuusarviointi.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Henkilöllisyystiedot
· Osaamis- ja koulutustiedot · Arvio hakijan soveltuvuudesta tehtävään · Mahdollisen soveltuvuusarvioinnin tulokset |
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme arvioida työnhakijan soveltuvuutta avoinna olevaan työtehtävään.
Suostumus. Henkilötietojesi käsittely soveltuvuusarvioinnin yhteydessä perustuu antamaasi suostumukseen. |
6.2.3 Työsopimuksen tekeminen
Käsittelemme henkilötietojasi solmiessamme kanssasi työsopimuksen. Henkilötietojasi käsitellään myös työsopimuksessa sekä perehdytysprosessin aloittamisen yhteydessä. Uudet työntekijät saavat tarkemman sisäisen tietosuojaselosteen perehdytyksen yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Henkilötunnus · Organisaatiotiedot, kuten työnantajayritys, työsuhteen laatu, operatiivinen osasto, maantieteellinen sijoituspaikka, kustannuspaikka, organisaatio, työntekemispaikka · Palkka · Etuuksia koskevat tiedot |
Sopimus. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen työsopimuksen solmimista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. |
6.2.4 Hakijatietokanta
Halutessasi voimme säilyttää henkilötietosi hakijatietokannassamme ottaaksemme sinuun yhteyttä, jos meillä tulevaisuudessa avautuu profiiliisi sopivia työpaikkoja. Säilytämme henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten vain, jos annat suostumuksesi tietojen käsittelyyn.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Ansioluettelo · Saatekirje
|
Suostumus. Säilytämme henkilötietojasi työnhakijatietokannassa vain, jos annat siihen suostumuksesi. Pyydämme sinua uusimaan suostumuksesi vuosittain, jos haluat pysyä rekisteröityneenä hakijatietokantaan. |
6.2.5 Kanteiden vireillepano ja ajaminen sekä oikeusvaateilta puolustautuminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai oikeusvaateilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai kanteilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä. |
6.2.6 Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
Työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen lisäksi käsittelemme henkilötietojasi täyttääksemme työlupatarkastuksiin liittyvät lakisääteiset velvoitteet, mukaan lukien niihin liittyvien asiakirjojen säilyttäminen.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Henkilöllisyystiedot
· Henkilötunnus · Työlupa-asiakirjat |
Lakisääteinen velvoite. Käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. |
6.3 Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?
6.3.1 Yleistä
Henkilötietojasi voivat käsitellä myös muut tahot, jos se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten saavuttamiseksi. Näissä tilanteissa jaamme henkilötietojasi vain luotettujen toimijoiden kanssa ja ainoastaan tarvittavassa laajuudessa.
6.3.2 Puolestamme toimivat henkilötietojen käsittelijät
Jotta voimme täyttää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja harjoittaa liiketoimintaamme, siirrämme henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten käyttämillemme palveluntarjoajille sekä muille kumppaneille. Nämä henkilötietojen käsittelijöinä toimivat kumppanit voivat käsitellä henkilötietoja vain ohjeidemme mukaisesti ja määrittämiimme tarkoituksiin. Sweco toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyssä, jota kolmannet osapuolet suorittavat sen puolesta. Suorittamiemme käsittelytoimien tarkoitukset on kuvattu kohdassa 6.2.
6.3.3 Vastaanottajat, jotka toimivat rekisterinpitäjinä
Alla olevassa taulukossa mainitut vastaanottajaryhmät käsittelevät luovutettavia henkilötietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä, jolloin vastaanottajat määrittävät käsittelyn tarkoitukset ja keinot ilman osallistumistamme.
| Vastaanottajat | Tarkoitus | Oikeudellinen peruste |
| · Tuomioistuimet ja välimiesoikeudet
· Viranomaiset · Ulkopuoliset neuvonantajat · Vastapuolet
|
Kanteiden vireillepano ja ajaminen tai niiltä puolustautuminen, katso kohta 6.2.5. | Toteuttaaksemme oikeutetun etumme käsitellä kanteita ja puolustautua niiltä esim. riita-asioissa. |
| · Ulkopuoliset rekrytointikumppanit | Rekrytointiprosessin hallinta ja helpottaminen, katso kohta 6.2.1. sekä mahdollisen soveltuvuusarvion suorittaminen, katso kohta 6.2.2. | Toteuttaaksemme oikeutetun etumme varmistaa, että rekrytointiprosessi toteutetaan mahdollisimman tehokkaasti ja että voimme palkata parhaat hakijat. |
6.4 Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten, eli yleensä niin kauan kuin olet mukana rekrytointiprosessissa. Jos et kuitenkaan saa hakemaasi työpaikkaa, henkilötietosi säilytetään niin kauan kuin asiassasi on mahdollista esittää hakemuksesi hylkäämiseen liittyviä oikeudellisia vaatimuksia. Mikäli olet antanut suostumuksesi tietojesi tallentamiseen hakijatietokantaan, tietojasi säilytetään enintään yhden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä.
6.5 Tarkemmat tiedot
Tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä rekrytointiprosessissa on saatavilla paikallisen rekrytointikanavan kautta.
Mahdollisen asiakkaan yhteyshenkilö
Mahdollisen asiakkaan yhteyshenkilö
7.1 Miten keräämme henkilötietojasi?
Keräämme käsittelemämme tiedot joko sinulta tai mahdollisen asiakkaan edustajalta sen prosessin yhteydessä, jossa arvioimme mahdollisia asiakkaita ja pidämme heihin yhteyttä.
7.2 Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset
7.2.1 Mahdollisten asiakkaiden hankinta
Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme prosessia, jolla lähestymme ja arvioimme potentiaalisia asiakkaita.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
· Henkilöllisyystiedot
|
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme hallinnoida asiakashankintaa. |
7.2.2 Markkinointiviestintä
Käsittelemme henkilötietojasi markkinoidaksemme palveluitamme edustamallesi organisaatiolle. Voit milloin tahansa kieltäytyä markkinointiviestinnästämme, jolloin lopetamme viestinnän.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Yhteystiedot
|
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme hallinnoida ja hallita mahdollisia asiakkuussuhteita. |
7.2.3 Kanteiden vireillepano ja ajaminen sekä oikeusvaateilta puolustautuminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai oikeusvaateilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai kanteilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä. |
7.2.4 Tietojen jakaminen viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa sekä sisäisten tutkimusten suorittaminen epäillyissä lainrikkomuksissa
Voimme käsitellä tietojasi tehdäksemme tarjouksia tai osallistuaksemme hankkeisiin, joissa on mukana viranomaisia ja/tai kansainvälisiä järjestöjä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tehdäksemme yhteistyötä viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa rikollisen toiminnan, sopimusrikkomusten ja muiden rikkomusten estämiseksi ja torjumiseksi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi tietoja voi olla tarpeen siirtää viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen suorittamia lainmukaisia tutkimuksia ja oikeudenkäyntimenettelyitä varten. Tällaiset siirrot ovat poikkeuksellisia ja siirrettävät tiedot rajoitetaan siihen, mikä on tarpeen asianomaisen tutkinnan tai menettelyn toteuttamiseksi. Lisäksi voimme käsitellä tietojasi sisäisten tutkimusten suorittamiseksi epäiltäessä sovellettavien lakien rikkomista.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| · Kaikki edellä mainitut tiedot sekä kaikki tiedot, jotka sisältyvät yhteydenpitoomme kanssasi.
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme tehdä tarjouksia tai osallistua hankkeisiin sekä täyttää lakisääteiset velvoitteemme (mukaan lukien sopimusvelvoitteet) ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa ja toimittaa niille lainmukaisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
Käsittely on tarpeen myös toteuttaaksemme oikeutetun etumme suorittaa sisäisiä tutkimuksia epäillyissä rikkomustapauksessa varmistaaksemme, että noudatamme sovellettavia lakeja.
|
7.3 Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?
7.3.1 Yleistä
Henkilötietojasi voivat käsitellä myös muut tahot, jos se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten saavuttamiseksi. Näissä tilanteissa jaamme henkilötietoja vain luotettujen toimijoiden kanssa ja ainoastaan tarvittavassa laajuudessa, riippumatta vastaanottajien asemasta.
7.3.2 Puolestamme toimivat henkilötietojen käsittelijät
Jotta voimme täyttää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja harjoittaa liiketoimintaamme, siirrämme henkilötietoja ulkopuolisille osapuolille, kuten käyttämillemme kolmannen osapuolen palveluntarjoajille sekä muille kumppaneille. Nämä ulkoiset osapuolet toimivat tietojenkäsittelijöinämme ja voivat käsitellä henkilötietojasi vain ohjeidemme mukaisesti ja määrittämiimme tarkoituksiin Sweco toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyssä, jota nämä ulkopuoliset osapuolet suorittavat puolestamme. Suorittamiemme käsittelytoimien tarkoitukset on kuvattu kohdassa 7.2.
7.3.3 Vastaanottajat, jotka toimivat rekisterinpitäjinä
Seuraavat vastaanottajaryhmät käsittelevät henkilötietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä, jolloin vastaanottajat määrittävät käsittelyn tarkoitukset ja keinot ilman meidän osallistumistamme
| Vastaanottajat | Tarkoitus | Oikeudellinen peruste |
| · Tuomioistuimet ja välimiesoikeudet
· Viranomaiset · Kansainväliset järjestöt · Ulkopuoliset neuvonantajat · Vastapuolet
|
Kanteiden vireillepano ja ajaminen tai niiltä puolustautuminen (katso kohta 7.2.1), varmistaaksemme lain ja sopimusvelvoitteidemme noudattamisen. | Toteuttaaksemme oikeutetun etumme käsitellä kanteita ja puolustautua niiltä esim. riita-asioissa.
Toteuttaaksemme oikeutetun etumme täyttää sopimusvelvoitteemme tekemiemme sopimusten mukaisesti ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa ja toimittaa niille laillisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
|
| · Kansainväliset järjestöt | Jotta kansainvälinen järjestö voi suorittaa tutkimuksensa tai menettelynsä ja täyttää lakisääteiset ja kansainvälisoikeudelliset velvoitteensa. | Täyttääksemme kolmannen osapuolen (kansainvälisen järjestön) oikeutetun edun tutkinnan tai menettelyn toteuttamiseksi ja sen tavoitteiden saavuttamiseksi sekä sen lakisääteisten ja kansainvälisoikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. |
7.4 Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin on tarpeen tässä kuvattuihin tarkoituksiin, eli yleensä niin kauan kuin olemme sinuun yhteydessä mahdolliseen liikesuhteeseen liittyen tai kunnes päätät kieltäytyä yhteydenpidosta. Jos emme ole aloittaneet liikesuhdetta edustamasi yrityksen kanssa, emme yleensä säilytä tietojasi pidempään kuin vuoden ajan viimeisestä yhteydenotostamme lukien.
Valtion, viranomaisen tai kansainvälisen järjestön viranhaltijat tai työntekijät
8.1 Miten keräämme henkilötietojasi?
Keräämme henkilötietoja, jotka sinä tai edustamasi viranomainen tai kansainvälinen järjestö olette antaneet meille ammatillisen, kaupallisen tai julkisoikeudellisen suhteemme puitteissa.
8.2 Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset
8.2.1 Ammatillisen, kaupallisen tai julkisoikeudellisen suhteen hoitaminen
Henkilötietojasi käsitellään, koska meillä on oikeutettu etu hallinnoida ammatillista, kaupallista tai julkisoikeudellista suhdetta edustamasi tahon kanssa. Henkilötietojen käsittely on tarpeen myös hallinnoidaksemme yleisesti yhteistyötä ja päivittäistä toimintaa, joka liittyy esimerkiksi hankkeisiimme, joita edustamasi viranomainen tai organisaatio rahoittaa tai johon se muutoin osallistuu.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
|
Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme hallinnoida ammatillisia, kaupallisia tai julkisoikeudellisia suhteitamme edustamasi tahon kanssa ja helpottaa esimerkiksi päivittäistä yhteydenpitoa. |
8.2.2 Yhteydenpito kanssasi
Käsittelemme henkilötietojasi väliseemme ammatilliseen, kaupalliseen tai julkisoikeudelliseen suhteeseen liittyvässä yhteydenpidossa. Käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpidon mahdollistaminen kanssasi suhteemme puitteissa.
Soittaessasi puhelinvaihteeseemme tallennamme puhelun asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi. Puhelun tallentamisesta informoidaan erikseen jokaisen puhelun alussa.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme pitää yhteyttä ammatillisen, kaupallisen tai julkisoikeudellisen suhteemme puitteissa. |
8.2.3 Kanteiden vireillepano ja ajaminen sekä oikeusvaateilta puolustautuminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai oikeusvaateilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme kanteiden vireillepanoa ja ajamista tai kanteilta puolustautumista varten esimerkiksi riita-asian tai oikeusprosessin yhteydessä. |
8.2.4 Tietojen jakaminen viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa sekä sisäisten tutkimusten suorittaminen epäillyissä lainrikkomuksissa
Voimme käsitellä tietojasi tehdäksemme tarjouksia tai osallistuaksemme hankkeisiin, joissa on mukana viranomaisia ja/tai kansainvälisiä järjestöjä, ja tehdäksemme yhteistyötä tällaisten viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa rikollisen toiminnan, sopimusrikkomusten ja muiden rikkomusten estämiseksi ja torjumiseksi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi voi olla tarpeen siirtää tiettyjä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen laillisissa tutkimuksissaan ja menettelyissään tarvitsemia tietoja. Tällaiset siirrot ovat poikkeuksellisia, ja siirrettävien tietojen laajuus rajoitetaan siihen, mikä on tarpeen asianomaisen tutkimuksen tai menettelyn toteuttamiseksi. Voimme myös käsitellä tietojasi sisäisten tutkimusten suorittamiseksi epäiltäessä sovellettavien lakien rikkomista.
| Henkilötietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
|
Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme tehdä tarjouksia tai osallistua hankkeisiin sekä täyttää lakisääteiset velvoitteemme (mukaan lukien sopimusvelvoitteet) ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa ja toimittaa niille laillisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
Käsittely on tarpeen myös toteuttaaksemme oikeutetun etumme suorittaa sisäisiä tutkimuksia epäillyissä rikkomustapauksessa varmistaaksemme, että noudatamme sovellettavia lakeja.
|
8.3 Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?
8.3.1 Yleistä
Henkilötietojasi voivat käsitellä myös muut tahot, jos se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten saavuttamiseksi. Näissä tilanteissa jaamme henkilötietoja vain luotettujen toimijoiden kanssa ja ainoastaan tarvittavassa laajuudessa.
8.3.2 Puolestamme toimivat henkilötietojen käsittelijät
Jotta voimme täyttää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja harjoittaa liiketoimintaamme, siirrämme henkilötietoja ulkopuolisille osapuolille, kuten käyttämillemme kolmannen osapuolen palveluntarjoajille sekä muille kumppaneille. Nämä ulkoiset osapuolet toimivat tietojenkäsittelijöinämme ja voivat käsitellä henkilötietojasi vain ohjeidemme mukaisesti ja määrittämiimme tarkoituksiin. Toimimme rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyssä, jota nämä ulkopuoliset osapuolet suorittavat puolestamme. Suorittamiemme käsittelytoimien tarkoitukset on kuvattu kohdassa 8.2.
8.3.3 Vastaanottajat, jotka toimivat rekisterinpitäjinä
Alla olevassa taulukossa mainitut vastaanottajaryhmät käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjinä, jolloin vastaanottajat määrittävät käsittelyn tarkoitukset ja keinot ilman meidän osallistumistamme.
| Vastaanottajat | Tarkoitus | Oikeudellinen peruste |
|
Kanteiden vireillepano ja ajaminen tai niiltä puolustautuminen (katso kohta 8.2.3), varmistaaksemme lain ja sopimusvelvoitteidemme noudattamisen. | Toteuttaaksemme oikeutetun etumme käsitellä kanteita ja puolustautua niiltä esim. riita-asioissa.
Toteuttaaksemme oikeutetun etumme täyttää sopimusvelvoitteemme tekemiemme sopimusten mukaisesti ja laajemman oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä viranomaisten tai kansainvälisten järjestöjen kanssa ja toimittaa niille laillisissa tutkimuksissa ja menettelyissä tarvittavat tiedot.
|
|
Jotta kansainvälinen järjestö voi suorittaa tutkimuksensa tai menettelynsä ja täyttää lakisääteiset ja kansainvälisoikeudelliset velvoitteensa. | Täyttääksemme kolmannen osapuolen (kansainvälisen järjestön) oikeutetun edun tutkinnan tai menettelyn toteuttamiseksi ja sen tavoitteiden saavuttamiseksi sekä sen lakisääteisten ja kansainvälisoikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. |
8.4 Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin on tarpeen tässä kuvattuihin tarkoituksiin, yleensä niin kauan kuin olet kyseisen valtion, viranomaisen tai kansainvälisen järjestön edustaja tai työntekijä tai niin kauan kuin meillä on jatkuva ammatillinen, kaupallinen tai julkisoikeudellinen suhde edustamasi yhteisön kanssa.
Puhelinvaihteen puhelutallenteita säilytämme kolme kuukautta yhteydenotosta lukien.
9. Asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirroissa EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Siirrämme tai luovutamme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella kolmansissa maissa sijaitseville vastaanottajille lähinnä tilanteissa, joissa käytämme kolmannen osapuolen tietojenkäsittelijöitä, jotka käsittelevät tietoja kolmannessa maassa.
Kun siirrämme tai luovutamme henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolisessa maassa sijaitsevalle vastaanottajalle, varmistamme, että henkilötietojen suojaamiseksi on tehty asianmukaiset suojatoimet, kuten hyödynnetty EU:n komission mallisopimuslausekkeet. Lisäksi teemme säännöllisesti riskiarviointeja arvioidaksemme täydentäviä toimenpiteitä siirron tai luovutuksen kohteena olevien henkilötietojen suojaamiseksi.
Voimme myös siirtää henkilötietojasi kansainvälisille järjestöille erityisesti niiden rahoittamiin tai osarahoittamiin Swecon hankkeisiin liittyvien selvitysten tai menettelyjen yhteydessä tai muutoin tarpeen mukaan kyseisiä hankkeita koskevien sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi tai hankkeiden kilpailuttamisen yhteydessä. Jos Euroopan komissio ei ole tehnyt päätöstä tietosuojan riittävästä tasosta tällaisessa kansainvälisessä järjestössä ja asianmukaisten suojatoimien soveltaminen on mahdotonta, siirrämme tietosi Yleisen tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 kohdan d alakohdan mukaisen tärkeää yleistä etua koskevan poikkeuksen nojalla. Tällainen siirto on poikkeuksellinen ja tehdään vain, jos se on tarpeen yleistä etua koskevista tärkeistä syistä.
Jos haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ja siitä, siirretäänkö henkilötietojasi kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle, ota meihin yhteyttä jäljempänä kohdassa 9 annetuilla yhteystiedoilla.
10. Sinun oikeutesi
Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen oikeuksiesi toteuttamiseksi. Voit lähettää oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä kohdassa 11 annetuilla yhteystiedoilla.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus käyttää seuraavia oikeuksia:
Pääsy tietoihin
Voit pyytää vahvistusta sille, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä sekä siitä, mitä sinua koskevia tietoja käsittelemme. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos pyyntö tehdään sähköisesti, tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ellet toisin pyydä.
Tietojen käsittelyn vastustaminen
Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällaisessa tilanteessa lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun, paitsi jos osoitamme, että tämä etu syrjäyttää yksityisyyden suojaa koskevan etusi tai että henkilötietojesi käyttö on tarpeen oikeusvaateiden hallinnoimiseksi tai niiltä puolustautumiseksi.
Tietojen oikaiseminen
Sinulla on milloin tahansa oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistuiksi sekä puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Tietojen poistaminen
Voit pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä tilanteissa, kuten silloin, kun henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Emme kuitenkaan voi poistaa henkilötietojasi, jos meillä on esimerkiksi lakisääteinen velvollisuus säilyttää tiedot.
Käsittelyn rajoittaminen
Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyn koskemaan vain henkilötietojesi säilyttämistä tietyissä tilanteissa, kuten silloin, kun käsittely on vastoin lakia, mutta et halua, että henkilötietosi poistetaan. Jos henkilötietojesi käsittelyä on rajoitettu, voimme tietojen säilyttämisen lisäksi käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi tai kanteiden vireillepanoon ja ajamiseen tai kanteilta puolustautumiseen liittyen tai muiden oikeuksien puolustamiseksi.
Suostumuksen peruuttaminen
Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseesi.
Tietojen siirrettävyys
Voit pyytää sähköistä jäljennöstä henkilötiedoistasi, joiden käsittely perustuu suostumukseesi tai kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon. Voit myös mahdollisuuksien mukaan pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Valitukset valvontaviranomaiselle
Sinulla on aina oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
11. Yhteystiedot
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@sweco.fi.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Osoite: Ilmalantori 4, 00240 Helsinki
Puh.: +358 207 393 000