Suunnittelun johtaminen – Menestyksen kulmakivi vaativissa projekteissa

Erillisen suunnittelun johtajan arvo korostuu pitkäkestoisissa ja monimutkaisissa hankkeissa toimialasta riippumatta. Kun yksi henkilö vastaa suunnittelukokonaisuuden onnistumisesta, tyytyväisyys kasvaa niin teollisuus-, talonrakennus- kuin infrahankkeissa.

Mitä jos teollisuusinvestointi pysyisi alkuperäisessä aikataulussa tai infrahankkeessa löydettäisiin merkittäviä kustannussäästöjä? Mikä on todellinen arvo, kun suojelukohteen peruskorjausta johdetaan faktoilla eikä mututuntumalla? Entä minkälainen henki hankkeessa vallitsee, kun suunnitteluvirheitä ei synny, koska suunnittelun johtamisen prosessi on hallittu?

Suunnittelun johtajan työ tapahtuu usein kulisseissa. Me kuuntelemme ja välitämme viestejä eteenpäin. Työ voi olla huomaamatonta, mutta sen vaikutukset lopputulokseen eivät ole.

Projektipäällikkö ei aina riitä

Pienemmissä projekteissa projektipäällikkö pystyy pitämään langat käsissään, mutta suunnittelupäällikön tai -koordinaattorin merkitys kasvaa, kun suunnittelualoja on paljon, hanke on teknisesti monimutkainen tai herättää suuria tunteita. Suunnittelun johtaja huomioi myös kolmansiin osapuoliin liittyvät riskit.

Suunnittelun johtaja luo selkeyttä hankkeisiin, joissa on paljon muuttujia ja epävarmuuksia:

• tekninen vaativuus
• useiden eri suunnittelualojen yhteensovitus
• runsaasti eri sidosryhmiä
• paljon rajapintoja rinnakkaishankkeisiin
• pitkä kesto ja monia eri vaiheita
• useita viranomaistahoja, kuten rakennusvalvonta, pelastusviranomaiset ja Museovirasto.

Suunnittelun johtajille on tarvetta yhtä lailla teollisuus- ja infrahankkeissa, vaativissa peruskorjauksissa kuin esimerkiksi korkeassa, maanalaisessa ja hybridirakentamisessa.

Suunnittelun johtamisen työkalupakki

Muutosten ketterään hallintaan löytyy meiltä pitkä lista erilaisia työkaluja aina työpajoista Last Planneriin ja tietomalleista aikatauluohjaukseen. Suunnittelun johdossa valitsemme sopivimmat työskentelytavat joustavasti riippuen projektin luonteesta, vaiheesta, asiakkaasta ja käsillä olevasta tehtävästä. Mikään työkalu ei kuitenkin korvaa tärkeintä: keskustelua.

Suunnittelun johtaja ennakoi keskustelemalla haasteita ja osaa odottaa yllätyksiä. ”Minä hoidan” -asenteella suunnitteluaikataulu pitää, ja asiakas voi luottaa resursointiin – ja jopa yllättyä iloisesti. Suunnittelukokonaisuus on hallinnassa silloinkin, kun asioita tehdään ensimmäistä kertaa.

Luottamus on laajoissa ja vaativissa hankkeissa kaiken kulmakivi. Suunnittelun johtajan on oltava sisällä projektissa varmistamassa, että suunnittelijat ymmärtävät, mitä asiakas haluaa. Silloin yksikään suunnittelija ei keskity vain omiin ongelmiinsa, vaan kaikkien silmissä on sama päämäärä: toimiva kokonaisuus.

Esimerkiksi jo kalliosuunnittelussa varaudutaan tulevan sähköaseman kojeistojen tilantarpeisiin ja suurjännitekaapeleiden vetämisen käytäntöihin, vaikka kalliolouhinta tehdään yleensä ennen varsinaista rakentamista ja aseman kojeistot asennetaan vasta rakennusurakan päätyttyä.

Suunnittelun johtaja toimii usein koko suunnittelijaryhmän äänenä. Kun suunnittelijoiden ei tarvitse osallistua kaikkiin kokouksiin, säästetään rahaa. Suunnittelun johtaja tietää, minkälaisia muutoksia suunnitelmiin voi tehdä ja mitä niissä täytyy huomioida koko hankkeen kannalta. Suunnittelun johtaja osallistaa myös muut henkilöt suunnitteluprosessiin oikea-aikaisesti ja tarpeeksi kattavasti aina viranomaistahoista loppukäyttäjiin.

Suunnittelupäällikkö on hyvä ihmistuntija

Vaikka teknisten järjestelmien hallinta on tärkeää, teknisen suunnittelukokonaisuuden ohjaaminen vaatii ihmisten johtamisen taitoa. Jotta aikataulut ja kustannusarviot pitävät, suunnittelutiimien johtamiseen on löydettävä tehokkain tapa. Joskus tiimi haluaa viestiä projektipäällikkönsä kautta, joskus ilman väliportaita. Toiset suunnittelijat kaipaavat luonnoksia, toiset täsmällisiä teknisiä piirustuksia.

Suunnittelun johtajan vuorovaikutustaidot korostuvat muutostilanteissa, joita ei voi välttää. Muutoksista huolimatta suunnittelukokonaisuus voidaan saada maaliin tilaajan toivomilla spekseillä ja alkuperäisessä aikataulussa. Suunnittelun johtaja havaitsee lisäresurssien tarpeen ajoissa ja ohjaa hankkeeseen lisää tekijöitä.

Mikä yhdistää monia onnistuneita hankkeita? Niissä hyödynnetään eri osapuolten vahvuuksia. Voimavarat jaetaan oikein, eikä samoja tehtäviä hoideta yhtä aikaa eri siiloissa. Kun roolinjako on selvä, monen taakka kevenee. Suunnittelijat voivat keskittyä suunnitteluun, projektipäälliköt projektinjohtoon ja tilaaja päätöksentekoon. Eikä kenenkään tarvitse pelätä epäonnistumista.

Ota yhteyttä, niin etsitään hankkeesi suunnittelulle sopiva kippari!

Jarkko Aittoniemi, suunnittelupäällikkö (Infra), Projektinjohto ja rakennuttaminen, +358 40 578 85 75, jarkko.aittoniemi@sweco.fi
Mikko Mauro, tiimipäällikkö (Infra), Projektinjohto ja rakennuttaminen. +358 40 167 81 19, mikko.mauro@sweco.fi
Aarne Miettinen, suunnittelupäällikkö (Infra), Projektinjohto ja rakennuttaminen, +358 44 527 49 36, aarne.miettinen@sweco.fi
Antti Suutarinen, Engineering Manager, Teollisuus, energia ja ympäristö +358 40 481 46 82, antti.suutarinen@sweco.fi