Näin onnistut hankkeesi viestinnässä
Hankeviestinnän – ja viestinnän ylipäätään – tavoitteena on luoda yhteisymmärrystä sekä tarjota kattavaa ja luotettavaa tietoa eri sidosryhmille. Suunnittelu- ja rakennushankkeet muokkaavat totuttua ympäristöä ja vaikuttavat kaikkien arkeen. Vaikka nämä hankkeet ovat usein perusteltuja investointeja tulevaisuuteen, ne voivat silti aiheuttaa huolta ja epävarmuutta.
Me Swecolla uskomme, että tarve ammattimaiselle ja suunnitelmalliselle hankkeen viestinnälle kasvaa edelleen. Tarve vuorovaikutukselle syvenee ja aito yhteiskehittäminen kasvaa. Rakennetussa ympäristössämme korostuu muotoilu ja todellinen käyttäjälähtöisyys sekä yhdessä luominen. Kansalaisvaikuttaminen yleistyy, ja sidosryhmät kaipaavat nopeita vaikuttamisen ja yhteiskehittämisen tapoja.
Vastuullisuusviestintä tulee olemaan vakiintunut ja keskeinen osa viestintää jo hankkeen alkumetreiltä saakka – kun tekee vastuullisuuden eteen töitä, on siitä tärkeää kertoa sidosryhmille.
Hankkeen viestintä kaupunkikehityshankkeiden ytimessä
Kaupunkikehityshankkeita tehdään ihmisille. On tärkeä muistaa, kenelle rakennetun ympäristön hankkeita suunnitellaan. Ei ainoastaan tilaajalle eikä pöytälaatikkoon. Ne tehdään ihmisille ja osaksi heidän ympäristöään. Kaikilla valmistuneilla hankkeilla on aina loppukäyttäjä.
Jotta hanke koetaan vastuullisena, houkuttelevana ja järkevänä, on tärkeää rakentaa hyväksyntää. Tämä ei synny nopeasti tai itsestään, vaan viestintään ja vuorovaikutukseen on panostettava hankkeen alusta alkaen. Hankkeita suunnitellaan ja toteutetaan usein olemassa olevan asutuksen, palveluiden, yritysalueiden ja liiketoiminnan välittömässä läheisyydessä, mikä edellyttää entistä tehokkaampaa viestintää ja vuorovaikutusta.
Viestintää tarvitaan kaikissa projekteissa. Jokainen projekti täyttää varmasti useita viestintäkriteerejä, kun tarkastelemme sitä loppukäyttäjän ja viestinnän näkökulmasta. Hankkeissa, jotka koskettavat ja kiinnostavat ihmisiä, vaikuttavat sidosryhmien arkeen tai ympäristöön, tai herättävät julkista kiinnostusta tai huolta, tarvitaan ammattimaista viestintää suunnittelutyön tueksi.
Hankkeen aito vuorovaikutus ja oikea-aikaisuus
Arjessamme on miljoonia tehtäviä ja huomiosta kilpaillaan jatkuvasti. Miten saada asukkaat kiinnostumaan hankkeiden suunnitteluun vaikuttamisesta oikeaan aikaan, juuri silloin, kun päätökset vaikuttavat heidän arkeensa ja heillä on vielä mahdollisuus vaikuttaa?
Vuorovaikutuksen oikea-aikaisuus on ikuisuuskysymys. Suunnittelun alkuvaiheessa on vaikea saada ihmisiä kiinnostumaan asioista, jotka saattavat toteutua vasta vuosien tai vuosikymmenten päästä, vaikka juuri silloin aikainen vuorovaikutus olisi tärkeintä. Kiinnostus herääkin usein valitettavasti vasta, kun kaivinkoneet ilmestyvät kotikadulle tai lapsen koulumatkan varrelle.
Viestinnän tärkeys ei riipu hankkeen koosta tai sijainnista; sen laajuus mukautuu aina tarpeiden mukaan. Tietoa on jaettava riittävästi ja monikanavaisesti siellä, missä ihmiset ovat.
Pelkästään muodon vuoksi ei kuitenkaan kannata viestiä tai tehdä näennäisvuorovaikutusta – vaikutusmahdollisuuksien tulee olla aitoja. Näin voimme osoittaa, että haluamme tehdä mahdollisimman hyvää suunnittelua tai rakentamista, huomioiden kaikki eri tahot.
Samalla sitoutamme sidosryhmiä ja vahvistamme heidän luottamustaan suunnitteluun. Viestinnällä voidaan myös perustella, miksi tiettyjä näkemyksiä ei ole voitu huomioida tai kaikkia toivottuja muutoksia toteuttaa.
Parhaat käytännöt hankeviestinnässä
- Tunne yleisösi, muista loppuasiakkaasi
- Tunnista hankkeen riskit ja kriittiset kohdat, huomioi mahdollinen riskiviestintä
- Ole avoin, rakenna luottamusta – älä vastakkainasettelua
- Ole selkeä ja johdonmukainen – unohda liika teknisyys
- Viesti asiat kansankielellä – hyvä viestinnän ammattilainen on tässä kultaakin kalliimpi!
Jatta Tuomikoski, hankeviestinnän asiantuntija, jatta.tuomikoski@sweco.fi