Projektipäällikkö Kaisa Narvion arki on ihmisten rinnalla kulkemista

Sastamalassa toteutettu käyttäjälähtöinen etätyöpajasarja oli kaikille hyppy tuntemattomaan, mutta käyttäjät löysivät uudesta työskentelytavasta paljon hyötyjä.

KUKA OLET JA MITÄ TEET SWECOLLA?

Olen Kaisa Narvio ja työskentelen Swecolla käyttäjälähtöisissä projekteissa. Samoja toimintaperiaatteita voidaan hyödyntää yhtä hyvin sairaaloissa, koulumaailmassa ja oikeastaan missä tahansa hankkeissa, joissa suunnitellaan ja rakennetaan käyttäjille uusia tiloja.

MITEN KÄYTTÄJÄLÄHTÖINEN PROJEKTI EROAA TAVANOMAISESTA?

Käyttäjälähtöisessä projektissa on usein tehty jo alusta lähtien strateginen päätös ottaa tilojen loppukäyttäjät mukaan suunnitteluun. Monessa hankkeessahan heitä kuunnellaan vasta, kun piirustuksiin tarvitaan kommentteja tai muuttosuunnitelman laatiminen alkaa.

Arjessa työni on käyttäjien rinnalla kulkemista. Uuden terveysaseman tai koulun rakentaminen ei välttämättä aina näyttäydy käyttäjille positiivisena asiana. Uudet tilat voivat muuttaa tuttua työmatkaa, pakottaa opettelemaan uusia taitoja tai muokkaamaan omaa työnkuvaa. Muutoksen herättämä huoli ja epävarmuus heijastuu myös hankkeeseen, jos asioita ei käsitellä. Kun alkumyllerrys on ohi, ideointivaiheessa on jo yleensä hyvä tekemisen meininki!

MITEN KORONA ON NÄKYNYT KÄYTTÄJÄLÄHTÖISISSÄ HANKKEISSA?

Sastamalan kaupungille toteutettu työpajakokonaisuus on minusta erinomainen esimerkki siitä, miten elämme ajassa yhdessä asiakkaidemme kanssa. Maailma ei pysähtynyt koronaan, ja Sastamalassakin edistetään yhä uuden koulurakennuksen suunnittelua osana mittavaa sivistyspalvelujen palveluverkkotarkastelua vuoteen 2030 asti.

Käyttäjälähtöinen suunnittelu oli avainasemassa, kun Sylvään Taitotaloon päätettiin yhdistää kahden yläkoulun perusopetus, kansalais- ja musiikkiopiston opetusta sekä vapaa-ajan toimintoja. Tarkoituksena oli pitää kolme lähityöpajaa, mutta kun koronatilanne paheni, kaikkien piti heittäytyä ennakkoluulottomasti uuteen. Emme ehtineet tavata kertaakaan kasvokkain, ja siksi yhteistyö kulminoitui luottamukseen. Keskustelimme ääneen myös epäonnistumisen mahdollisuudesta. Työpajoista ei voi koskaan luvata tuloksia, mutta sen voin luvata aina, että teen kaikkeni ratkaisumyönteisen ilmapiirin eteen.

Ensimmäinen työpaja pidettiin tammikuussa, ja se onnistui yli odotusten. Moni piti etätyöpajatyöskentelyä tehokkaana, ja saimme paljon aikaan. Työpajan rakenne ja dokumentaatio olivat koko ajan osallistujien nähtävillä. Myös pienryhmätyöskentely sujui hyvin, vaikka useimmat osallistuivat etäpienryhmiin ensimmäistä kertaa.

Sastamalan kaupungin kasvatusjohtaja Pekka Kares toteaa, ettei mikään voita kasvokkain kohtaamista, mutta käyttäjälähtöisen suunnittelun voi toteuttaa verkossa, kunhan työpajoilla on ammattitaitoinen ja osaava vetäjä.

”Kaikki ennakkoepäilymme osoittautuivat turhiksi. Jo työpajojen suunnittelupalavereissa aloimme luottaa Kaisan kokemukseen ja valmiuteen hyödyntää uutta tekniikkaa niin vahvasti, etten epäillyt hetkeäkään kokonaisuuden onnistumista. Kaisan osaamisella ja persoonalla olikin onnistumisessa ratkaiseva merkitys. Työ sujui, tekniikka pelasi ja kaikki saatiin mukaan!”

MITKÄ OVAT ETÄTYÖPAJOJEN SUURIMMAT HAASTEET JA MITEN NIITÄ RATKAISTAAN?

Mitä enemmän työpajassa on osallistujia, sitä vaikeampaa on saada kaikki työskentelemään tehokkaasti. Varsinkin pienryhmätyöskentely pitää valmistella huolella etukäteen. Suurin puute on, etten näe ihmisten kehonkieltä. Olen vetänyt satoja lähityöpajoja ja tottunut huomaamaan esimerkiksi hiljaiset tarkkailijat tai jos joku pistää kädet puskaan.

Kokemukset etätyöpajoista ovat olleet tähän asti todella hyviä. Teknologia taipuu moneen, kun sitä vain uskalletaan kokeilla. Jatkossa voisimme ehkä hyötyä eniten hybridimallista. Ensimmäinen työpaja voitaisiin pitää paikan päällä ja loput etänä. Kun matkustusta on vähemmän, säästämme myös aikaa ja luontoa.

Projektipäällikkönä Swecolla -juttusarja esittelee kerran kuussa yhden swecolaisen projektipäällikön. Projektipäälliköiden työssä asiakkaan tarpeet asettuvat keskipisteeseen, ja välillä painitaan haastavienkin kysymysten parissa. Juttujen avulla jaamme tietoa yli toimialarajojen projekteista, joissa olemme olleet tai olemme parhaillaan mukana. Lue kollegoiden onnistumisista ja opituista kokemuksista.