Viestinnällä on tärkeä rooli allianssihankkeen onnistumisessa

Kaupunkikehityshankkeita toteutetaan yhä useammin allianssimallilla, jossa eri osapuolet, kuten työn tilaajat, suunnittelijat ja rakentajat, työskentelevät tiiviissä yhteistyössä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Allianssi on todettu menestyksekkääksi toimintatavaksi erityisesti hankkeissa, joissa vaaditaan pitkäjänteisyyttä ja laaja-alaista osaamista.

Aito yhteiskehittäminen vaatii onnistuakseen entistä suunnitelmallisempaa viestintää ja vuorovaikutusta.

Miksi viestintä on keskeisessä roolissa juuri laajoissa yhteistoiminnallisissa rakennushankkeissa? Ja mitä allianssihankkeiden viestinnän oppeja voisi hyödyntää myös muissa hankkeissa?

Viestintä tukee allianssitoiminnan perusperiaatteita

Allianssimallin keskeiset periaatteet, kuten yhteiset tavoitteet, avoimuus, luottamus ja yhteistyö, vaativat toteutuakseen järjestelmällistä ja hyvin suunniteltua viestintää. Jotta kaikille hankkeen parissa työskenteleville muodostuu yhteinen ymmärrys hankkeen tavoitteista, on ne sanoitettava ja tehtävä näkyväksi. Viestinnän avulla luodaan yhteisiä merkityksiä ja ymmärrystä. Viestijät löytävät allianssin ja siihen kuuluvien ihmisten vahvuudet. Kun kaikki osapuolet ymmärtävät hankkeen päämäärän, välietapit ja muut keskeiset reunaehdot samalla tavalla, sitoutuminen tavoitteisiin on luontevaa ja hanke etenee sujuvasti.

Tehokas viestintä luo yhteisöllisyyttä, tukee saumatonta yhteistyötä ja mahdollistaa avoimen tiedonkulun osapuolten välillä. Erityisesti allianssitoiminnan alkuvaiheessa yhteistyön muodostumiselle kannattaa varata aikaa ja resursseja. Jos suunnittelu tehdään hyvin ja ajoissa, hankeviestintä on oikealla polulla heti hankkeen alusta alkaen.

Allianssin keskeisiin periaatteisiin kuuluu myös avoin tiedon jakaminen ja luottamus. Avoin ja oikea-aikainen viestintä vähentää epävarmuutta, rakentaa luottamusta ja luo vahvan perustan hyvälle yhteishengelle. Se lisää kokemusta psykologisesta turvallisuudesta, joka on elinehto onnistuneelle allianssityöskentelylle. Jatkuva suunnitelmallinen viestintä auttaa varmistamaan, että kaikki pysyvät mukana ja ovat valmiita kantamaan vastuunsa hankkeen loppuun saakka.

Viestintä tukee lisäksi allianssityöhön olennaisesti kuuluvaa jatkuvaa parantamista ja toiminnan kehittämistä. Viestintä auttaa allianssia esimerkiksi saamaan laajoista sisäisistä kyselyistä tolkullisia ja hyödynnettäviä, sanoittamaan toiminnan kehitystyön tavoitteet ja viestimään työn tuloksista.

Hankkeen strategia tehokkaasti käytäntöön

Paperinmakuisena strategiaa on vaikeaa viedä käytäntöön. Viestinnällä allianssihankkeen strategia konkretisoidaan, sanallistetaan ja visualisoidaan ymmärrettävään muotoon. Selkeäksi kirkastunut strategia taipuu myös puhuttelevaksi ulkoiseksi viestinnäksi.

Yhteiset viestintä- ja infotilaisuudet sekä kick-offit varmistavat, että kaikki osapuolet ymmärtävät strategiset päämäärät ja ovat sitoutuneita niiden saavuttamiseen koko hankkeen ajan. Yhteistoiminnallisuutta voidaan lisäksi tehostaa esimerkiksi kohdennetuilla valmennuksilla ja perehdytyksillä.

Strategian jalkauttaminen vaatii yhteisten periaatteiden ja arvojen konkreettista esille tuomista kaikissa hankkeen tarkoin valituissa viestintäkanavissa ja päivittäisessä työssä, jotta yhtenäinen toimintakulttuuri pääsee muodostumaan.

Useat allianssihankkeet ovatkin ottaneet viestinnän osaksi ATA-mittaristoa, ja hankkeen aikana seurataan ja mitataan esimerkiksi hankkeen julkisuuskuvaa ja viestinnän onnistumista.

Viestinnän avulla selkiytetään myös hankkeen osapuolten ja tilaajan rooleja. Päätöksenteko ja yhteistyö helpottuu, kun kaikki tietävät omat tehtävänsä ja vastuunsa. Lisäksi viestinnän avulla varmistetaan, että osapuolet käyttävät samoja työkaluja ja noudattavat sovittuja toimintatapoja, jolloin yhteistyö sujuu tehokkaammin.

Alliansseista opitut vinkit hankeviestintään

Allianssihankkeissa viestinnällä varmistetaan, että kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla projektin etenemisestä, ovat sitoutuneita hankkeeseen ja yhteistyö on tehokasta. Lisäksi viestintä sanallistaa yhteiset tavoitteet ja mahdollistaa jatkuvan parantamisen toteutumisen yhdessä.

1. Valitse oikeat viestintäkanavat. Viestinnässä on tärkeää hyödyntää järjestelmällisesti ja hyvin ohjeistetusti yhdessä sovittuja ja tarkoin suunniteltuja viestintäkanavia, jotta tiedonkulku on mahdollisimman oikea-aikaista, proaktiivista ja tehokasta.
2. Järjestä infotilaisuuksia, uutisoi ja lähetä sisäisiä tiedotteita. Uutiset, infokirjeet ja säännöllisesti järjestetyt napakat katsaukset hankkeen ajankohtaisiin asioihin auttavat osapuolia pysymään kärryillä hankkeen etenemisestä. Monimutkaisissa hankkeissa jaettavan tiedon tulee olla helposti omaksuttavaa ja lähestyttävää.
3. Kysele säännöllisesti. Kyselyiden avulla kartoitetaan osapuolten tyytyväisyyttä, tavoitteiden selkeyttä projektin etenemisestä tai mitataan hankkeen johtamista. Ne ovat hyödyllisiä tunnistamaan kehittämiskohteita ja säilyttämään hyvän työilmapiirin.
4. Pidä huoli perehdytyksestä. Uusille hankkeeseen tulijoille järjestetään kattava perehdytys, jossa käydään läpi hankkeen tavoitteet, arvot, prosessit ja käytännöt. Tämä varmistaa, että toimintatavat jalkautuvat hankkeella henkilövaihdoksista huolimatta.
5. Kuuntele ja ole läsnä. Viestinnällä voidaan havaita heikkoja signaaleja, kääntää haasteet vahvuuksiksi ja tukea kaikkien hankkeen parissa työskentelevien onnistumisia.

Haluatko onnistua hankeviestinnässä allianssimallissa? Swecolla työskentelee hanke- ja vastuullisuusviestinnän tiimi, jolla on paljon kokemusta viestinnästä ja projektiviestinnästä erilaisissa projekteissa ja erityisesti allianssihankkeissa.

Olethan yhteydessä!

Tiina Kuvaja, hankeviestinnän asiantuntija, tiina.kuvaja@sweco.fi

Tuomas Alijoki, hankeviestinnän asiantuntija, tuomas.alijoki@sweco.fi